Infos pratiques
Pas de panique, c’est une affaire qui roule !
La soupe…
Le point central de toute bonne soirée soupes… cela semble évident non? Faites-vous plaisir et libérez votre créativité selon vos envies. Préparée avec amour, la soupe est toujours bonne!
Pas de cuisine assez grande pour préparer votre soupe? Pas de panique, l’ASIA peut vous mettre à disposition les cuisines des locaux de la PC de la Marive.
De la préparation, au déroulement de la soirée, jusqu’aux rangements, tout vous est expliqué ici !
Equipe logistique
Chaque soir, l’équipe logistique sous la supervision de Manuel Das Neves (membre du comité ASIA) est composée de 3 volontaires de l’EVAM et collabore avec l’association chargée d’organiser la soupe.
Horaire des volontaires EVAM
15h – 16h pour les trois personnes
16h – 19h30 pour une personne
19h30 – 21h pour les trois personnes
Déroulement indicatif de la soirée
Nous sommes là pour vous aider !
- A 15h : Rencontre entre Manuel, les trois volontaires EVAM et la ou les association/s présente/s ce jour de soupe et discussion du placement des tables pour la soirée.
- Manuel dispose des clés pour le local de stockage du matériel sensible, le tableau électrique et pour le container à compost à côté du kiosque à musique.
- Les volontaires EVAM vont chercher le matériel et l’amènent sous le chapiteau selon une logique précise pour l’installation.
- Les volontaires EVAM installent le buffet, les banderoles, la bonbonne de gaz, le réchaud sur la petite table, le chauffe-eau, la sono, allument les bornes lumineuses, les guirlandes.
- Les associations organisatrices fournissent la décoration, décident de l’agencement du lieu en accord avec l’équipe logistique, assurent la distribution de la soupe et l’animation de la soirée jusqu’à la fin. Il leur est permis de venir déposer et reprendre le matériel sur la place, mais obligatoire de parquer les véhicules ailleurs immédiatement après.
- Les associations reçoivent les bols, gobelets et cuillères lavables prévues pour la soirée. A la fin de la soirée, un décompte est fait avec l’équipe logistique. Un des volontaires EVAM reste pendant la distribution avec pour mission de limiter la perte de bols, gobelets et cuillères. Attention, chaque perte nous est facturée.
- La ou les associations de la soirée a/ont la responsabilité de la distribution de la soupe, de la propreté du lieu et de la tenue des tables, de l’ambiance et de la vigilance (chiens sans laisse, prévention violence, mendicité et alcool, deal, etc.). Ils peuvent faire appel à Manuel et/ou un des autres membres du comité présents en partie pendant la soirée, qui peuvent les assister dans les attitudes à adopter lors de situations à risque.
- Vers 19h30 : Manuel et les volontaires EVAM commencent à ranger les matériaux réutilisables et compter la vaisselle utilisée.
- Manuel rouvre le local pour le rangement général avec l’aide de tous, dans un ordre logique indiqué par lui.
- Les volontaires EVAM donnent un coup de balai sous le couvert et quelqu’un de l’association va déposer les déchets compostables, près du kiosque à musique.
- La STRID assure la livraison et la reprise de la vaisselle selon les appels de Manuel.
Déroulement pour l’association organisatrice
Voilà comment ça fonctionne!
Si votre association souhaite préparer la soupe dans le local PC de la Marive et avoir accès au matériel mis à disposition par ASIA.
Au local PC Marive
Vous devez récupérer la clé auprès de la Police du Nord Vaudois, Rue du Valentin 12, 1400 Yvedon-les-Bains et vous devrez la rendre au même endroit, soit le soir même ou soit au plus tard avant 9h00 le lendemain matin.
Pour avoir la clé, la Police vous demandera votre carte d’identité comme garantie. Vous la récupérerez lorsque vous rapporterez la clé. Il n’y a pas de passage de clé entre associations ! Les locaux et la clé sont accessibles 24h/24.
ATTENTION: en cas de perte de la clé
La clé coûte au minimum CHF 100.- et bloque l’accès au matériel pour les suivants. Merci de contacter Manuel ou un membre du comité le plus rapidement possible.
Sur place ou à l’emporter
Vous aurez à disposition, pour la préparation, mais aussi pour la distribution :
- 1 casserole de 50 litres
- 1 de 35 litres
- 2 de 30 litres
- A rendre propres pour les suivants au plus tard le matin de la soupe suivante.
- 1 brûleur à gaz
- 1 plaque à induction (uniquement pour ceux qui prennent le matériel pour cuisiner ailleurs)
Si vous êtes à plusieurs associations sur la soirée, organisez-vous AVANT
Cuisine PC Marive (compris dans la cuisine)
- 1 cuisinière électrique (4 grosses plaques) et 1 chauffe-eau
- Utilisez le matériel des Soupes pour vos autres besoins
- 2 louches
- 2 spatules
- 1 mixeur plongeur
Dans la grande caisse RAKO
- planches
- couteaux grands et petits, éplucheurs
- pattes, éponges, linges, liquide vaisselle
- Les pattes et linges ASIA sont à pendre pour sécher ou à remettre à un membre de comité qui les lavera et les remettra dans le circuit.
- TOUT doit être propre le soir même et à disposition de l’équipe suivante: la cuisine et le matériel
- En quittant le local PC vous devez impérativement fermer la porte de la cuisine à clé et bien sûr les portes extérieures.
nombre de personnes nécessaires pour assurer une soirée soupe
Comptez au minimum :
- 2 personnes pour servir la soupe et couper le pain
- 2 personnes pour servir le thé, café, fruits, biscuits…
- 2 personnes qui circulent pour les contacts, nettoyer, ranger les tables, récupérer la vaisselle et le tri des déchets (compost ou poubelle).
- Plus x personnes selon les animations et les projets de chaque association.
En cas de besoin, vous serez épaulés selon le planning convenu par des jeunes du Semo Nord, faisant partie de la Tatouthèque, que vous intégrerez à vos équipes.
MAtériel à votre disposition sous le chapiteau
Vous aurez à disposition:
- 1 grande bouilloire (15 litres) distributrice d’eau chaude
- 2 jerrycans à eau.
- Possibilité de reprendre de l’eau à la boulangerie Pouly à côté du chapiteau.
- Des bancs, tables, tables mange-debout, tables pour le buffet, l’éclairage et des lanternes.
- Des serviettes jetables.
- Des gants pour servir le pain, la soupe et la nourriture.
- Des bols, gobelets et cuillères lavables (à récupérer absolument: on paie ce qu’on perd).
- Bâtonnets en bois compostables pour les boissons chaudes.
- Papier ménage, pattes, éponges et petit matériel de nettoyage pour les tables et les bancs. Remettre les éléments sales à un membre du comité qui les lavera et les remettra dans le circuit.
- Sac et grande poubelle pour les déchets incinérables. Les déchets sont régulièrement évacués par la Ville.
- Bacs pour le compost: les restes (soupe, pain, fruits, touillettes, sachets de thé, thé, café).
- 3 contenants pour la vaisselle lavable :
- 1 pour les bols
- 1 pour les cuillères
- 1 pour les gobelets
- Un décompte est fait en fin de soirée avec la ou les associations et Manuel.
- Une sono avec connexion Bluetooth et micro.
- Corbeilles à pain et à fruits.
- Planches à pain et couteaux.
- Tout est disposé sur les tables du buffet selon une logique à respecter.
CE que vous devez apporter
Selon les denrées annoncées restantes par les associations précédentes, prévoyez MOINS :
- 100 à 120 litres de soupe.
- 8 à 10 kilos de pain. Vous pourrez compléter à la boulangerie ou au Coop Pronto.
- Café, thé, sucre en morceaux, lait en bouteilles/berlingots d’un litre. PAS de godets de crème à café ni de sucre en sachets !
- Si vous en avez : biscuits, gâteaux et cakes (très appréciés).
- Si vous prévoyez un aliment demandant plus de gobelets ou bols, avertissez Manuel à l’avance SVP.
- Fruits : pommes, mandarines, bananes (vous pouvez contacter les Jardins et Cartons du Cœur pour en obtenir, faites-le bien à l’avance).
- Les informations concernant votre ou vos associations : flyers, affiches, cartes de visite, etc. que vous remportez à la fin de la soirée. Rappel : pas de récolte d’argent.
- De la musique (connexion par Bluetooth), les animations prévues, votre attention et votre bonne humeur.
- Des décorations de table que vous prévoyez et reprenez en fin de soirée.
LE timing de la soirée vous concernant
- 15h Quelqu’un pour décider avec l’équipe logistique du positionnement des tables.
- 15h30 Installation par l’équipe logistique et organisation entre associations présentes et présentation des consignes sur le fonctionnement, le tri des déchets, etc.
- 15h45 (max) Livraison de la soupe.
- 16h La soupe est chaude et prête à être servie.
- Fin de soirée, évaluer s’il faut livrer les restes de soupe à la Lucarne (maximum 10 litres) et si oui, les avertir (cf. document Soupes 2022 SOS).
- 20h Les associations reprennent leur matériel, documents, restes de nourriture, musique et déco.
- Après la soirée, mais le même soir, un participant de la soirée envoie un mail à tous (utiliser le dernier message adressé à tous en répondant à celui-ci) :
- Ce qui a bien fonctionné
- Ce qui a posé problème
- Ce que vous avez laissé sur place comme pain, thé, café, sucre, …
Autres informations et téléchargements
Planning
Consultez ici le planning des soirées soupes pour le mois de décembre 2024.
Statuts
Les statut de l’Association des Soupes d’Ici et d’Ailleurs.
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Et n’oubliez pas…
On se donne rendez-vous au mois de décembre! Retrouvez nous sur la place de la gare dès 16h00.
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